Plannen is daadwerkelijk een vak en de ondersteunende middelen zijn inmiddels beschikbaar. Het maken van een goed rooster wordt steeds complexer door wet- en regelgeving, maar ook door individuele wensen en de groeiende behoefte aan betrokkenheid van medewerkers.

Hierdoor wordt het voor een teamleider (of iemand uit het team) steeds lastiger om het plannen “erbij” te doen en tegelijkertijd tot een eerlijk en robuust rooster te komen. Het inzetten van professionele planners, bijvoorbeeld via een (centraal) planbureau, is daarom wenselijk.

Deze planners beschikken over specialistische kennis en een centraal overzicht. Zij zien waar onderling kan worden uitgeleend, hoe de flexpool optimaal kan worden ingezet en waar centrale inhuur nodig is in plaats van lokale afspraken. Dankzij hun analytische vaardigheden kijken zij bovendien vooruit en signaleren zij knelpunten voordat deze zich daadwerkelijk voordoen.

Zelfroosteren wordt steeds vaker toegepast omdat het de betrokkenheid van medewerkers vergroot. Dit leidt doorgaans tot hogere tevredenheid en een lager ziekteverzuim. Niet elke afdeling of elk team is hier echter automatisch geschikt voor.

Vraag en aanbod moeten in balans zijn. Wanneer er structurele tekorten zijn, ook met inzet van inhuur, lost zelfroosteren dit niet vanzelf op. Daarnaast is de bereidheid van medewerkers om diensten te ruilen of elkaar bepaalde diensten te gunnen bepalend voor het succes. Er moet een volwassen teamcultuur zijn.

Ook de inrichting moet kloppen: wat zijn de exacte bezettingseisen en welke kwalificaties zijn vereist? Als in ronde 3 nog veel handmatig moet worden aangepast om het rooster sluitend te krijgen, neemt het draagvlak voor zelfroosteren snel af. Start daarom met enkele pilots en evalueer zorgvuldig.

Het maken van een sluitend rooster is een complexe puzzel met veel regels en wensen. Door de snelle ontwikkelingen in AI en wiskundige optimalisatie kunnen optimizers dit sneller en consistenter oplossen dan mensen.

Het is daarom verstandig deze kracht in te zetten als ondersteuning, waarbij de planner altijd de regie houdt en het laatste woord heeft. Voorwaarde is wel dat zowel harde als zachte wensen goed geconfigureerd zijn, zodat de voorstellen betrouwbaar en van hoge kwaliteit zijn.

Het helpt om vooraf gezamenlijk te definiëren wat een “goed rooster” is en hoe dit te meten en te vergelijken. Zo kan er meer op feiten en minder op gevoel worden gestuurd en dat het resultaat eerlijk is. Houd er rekening mee dat het rooster er anders uit kan zien dan voorheen; dit vraagt aandacht voor het veranderproces.

Binnen veel zorgorganisaties valt Planning & Roosteren onder HR of bedrijfsvoering. Voor een effectief en toekomstbestendig planproces is het echter essentieel dat er ook breed draagvlak ontstaat vanuit de zorgafdelingen zelf. Dit zorgt voor strategische verankering.

Roosterbeleid moet niet alleen aansluiten bij de dagelijkse operatie, maar ook bij de strategische koers van de organisatie. Een helder roosterbeleid met duidelijke uitgangspunten en afspraken is daarom cruciaal. Denk hierbij aan verlofaanvragen, vaste wensen, teamkaders en duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Leg hierbij ook helder vast welke rollen er zijn, welke taken bij welke rol horen en hoe de rollen/functies geborgd zijn in de organisatie.

Met een duidelijk mandaat voor de planorganisatie ontstaat meer rust, consistentie en voorspelbaarheid.

Een transparant flexproces en een goed ingerichte flexibele schil zijn onmisbaar. Dit bepaalt hoe flexibiliteit wordt ingezet en onder welke voorwaarden. Door heldere randvoorwaarden en beleid vast te leggen, kan de regie bij de juiste functionarissen worden belegd.

De flexibele schil kan zowel intern bestaan (breed inzetbare medewerkers over meerdere afdelingen of locaties) als extern (tijdelijke krachten of gespecialiseerde professionals voor acute knelpunten). Door dit beleid expliciet vast te leggen blijft de organisatie wendbaar, worden personeelskosten beheerst en blijft de kwaliteit van zorg gewaarborgd.

Naast organisatie en beleid moet ook de software het planproces goed ondersteunen en correct zijn ingericht. Belangrijke aandachtspunten zijn:

• De inrichting van de optimizer sluit aan op de definitie van een goed rooster.
• Zelfroosteren is per afdeling passend ingericht, bijvoorbeeld met extra tussenrondes voor nacht- of slaapdiensten.
• Voor bijsturing is robuuste flexpoolfunctionaliteit nodig, inclusief shift bidding/picking, onderling lenen en koppelingen met externe partijen (zoals Elanza).
• Goede communicatie via een medewerkersapp is essentieel, met mogelijkheden om vragen te stellen, bijvoorbeeld om te ruilen en te bieden.
• CAO-afspraken en aanvullende bedrijfsregels worden bij elke roosterwijziging automatisch en correct getoetst, inclusief juiste uitbetaling achteraf.

Door in de zorg goed naar het proces van roosterplanning te kijken liggen hier grote kansen op het verbeteren van medewerker tevredenheid en goede benutting van contracten. Belangrijk is dat er de juiste ondersteunende software is die het proces in de breedte van alle afdelingen kan bedienen en dat er heldere afspraken zijn met een helder mandaat. Door te starten met een paar pilots en hieruit te leren wordt de verandering op een geleidelijke wijze geïmplementeerd.