In een tijd waarin arbeidskrapte en logistieke uitdagingen de retailsector onder druk zetten, bewijst supermarktketen Hoogvliet dat innovatie loont. Vanuit een hypermodern distributiecentrum in Bleiswijk belevert de regionale speler zijn zevenenzeventig winkels tot tien keer per dag, met minimale magazijnruimte en maximale efficiëntie. De sleutel? Een combinatie van verregaande mechanisatie en slimme software. Samen met ORTEC ontwikkelde Hoogvliet een geavanceerde orderplanningsapplicatie die niet alleen voor meer grip op de goederenstroom zorgt, maar ook leidt tot betere beschikbaarheid, minder derving en minder vrachtverkeer. Manager Supply Chain Jan van Rijn en procesverbeteraar Dirk van Teylingen vertellen hoe deze aanpak Hoogvliet toekomstbestendig maakt.

Hoogvliet werd opgericht in 1968, en staat nu op het punt de 78ste winkel te openen. “Ons verzorgingsgebied strekt zich uit van Den Bosch in het zuiden tot Arnhem in het oosten, en tot net onder Haarlem in het noorden”, legt Jan van Rijn uit. “Onze logistieke strategie is gebaseerd op het idee dat al onze winkels binnen 1,5 uur rijden van ons distributiecentrum moeten liggen. Dat zorgt voor een efficiënte bevoorrading en beperkt de noodzaak voor extra distributiecentra.”

De manier van beleveren is waarin Hoogvliet zich onderscheidt van andere supermarktketens. “Onze oprichter wilde zo min mogelijk vrachtwagens aan de deur, en als er een komt, dan moet die vrachtwagen zo veel mogelijk verschillende artikelen bevatten”, zegt Van Rijn. “Onze grootste winkels ontvangen tussen de acht en tien leveringen per dag. Ze kunnen daarom toe met minimale magazijnruimte, omdat we de vrachtwagens als verlengstuk van ons magazijn gebruiken.”

Ruimtegebrek en beperkte uitbreidingsmogelijkheden leidden tot een verhuizing van Alphen aan den Rijn naar Bleiswijk. “We besloten om in Bleiswijk een volledig nieuw distributiecentrum te bouwen, waarbij we direct keken naar mechanisatie en automatisering als oplossing voor stijgende loonkosten en beperkte beschikbaarheid van arbeid.”

Het distributiecentrum (DC) in Bleiswijk bestaat uit drie logistieke systemen. “Het eerste systeem is volledig gemechaniseerd; alleen het laden in de vrachtwagen gebeurt handmatig”, legt Dirk van Teylingen uit. “Het tweede systeem werkt met een goods-to-man-principe, waarbij operators kleinere artikelen binnen een compact gebied verzamelen. Het derde systeem is handmatig, voor producten die te groot of te lastig zijn om gemechaniseerd te verwerken, en voor een klein deel van het gekoelde assortiment en sommige droge kruidenierswaren.”

Het grootste deel van de goederenstroom wordt daarmee gemechaniseerd afgehandeld, zegt Van Teylingen. “Zo kunnen we met minder mensen een hogere verwerkingscapaciteit realiseren en fouten minimaliseren. Onze uitleverbetrouwbaarheid is gestegen tot boven de 99,5%.”

Hoogvliet werkte al geruime tijd samen met ORTEC aan het automatiseren van de orderplanning. “Voorheen werd alles handmatig gepland, met pakbonnen en laadlijsten die met de hand werden verwerkt”, zegt Van Teylingen. “Dat was foutgevoelig en arbeidsintensief, zeker rond de feestdagen. We wilden automatiseren en ORTEC bood ons destijds (in 2015, red.) een maatwerkoplossing.”

Met de verhuizing naar Bleiswijk en de implementatie van mechanisatie moest de applicatie voor de eerste keer worden aangepast. Met de komst van winkelordermanagement was een tweede aanpassing nodig, “Winkels maakten voorheen per vrachtwagen een aparte order. Nu genereren wij centraal één dagorder die automatisch wordt verdeeld over de ritten”, legt Van Teylingen uit. “Het algoritme berekent op basis van prioriteiten, de capaciteit in het DC en de winkelvoorkeuren hoe de order het beste over de vrachten kan worden verdeeld.”

Het algoritme houdt rekening met diverse variabelen, zoals de urgentie van orders, mechanisatiecapaciteiten, en restricties zoals vertrektijden en specifieke winkelvoorkeuren. “We sturen de order via de ORTEC-orderplanningsapplicatie naar het WMS, dat de containers samenstelt. Vervolgens ontvangt de applicatie de containers terug en bepaalt op basis van de genoemde variabelen hoe deze over de vrachtwagens worden verdeeld”, aldus Van Teylingen. “Hiermee zorgen we voor een gelijkmatige volumespreiding over de dag per pickgebied, wat belangrijk is in onze gemechaniseerde omgeving. En we zorgen dat de filialen de orders tijdig ontvangen. Artikelen waarvan het schap leeg zal gaan, worden zo vroeg mogelijk ingepland. Artikelen waarvan voldoende voorraad in het filiaal is, kunnen flexibeler worden ingepland.”

De samenwerking met ORTEC kenmerkte zich door intensief overleg en gezamenlijke ontwikkeling. “We werkten tijdens de workshops echt als één team”, zegt Van Rijn. “Het vraagstuk was nieuw voor beide partijen. Wij wisten globaal wat we wilden, maar niet hoe we dat in software konden vertalen. Er bestond geen kant-en-klare oplossing, dus we ontwikkelden samen met ORTEC iets nieuws.”

Tijdens piekmomenten bestond het gezamenlijke team uit ongeveer twaalf mensen: zes van Hoogvliet en zes van ORTEC. “We werkten in verschillende fases, waarbij specialisten van ORTEC afwisselend betrokken waren”, vertelt Van Rijn. “We baseerden het nieuwe proces deels op de bestaande applicatie, maar ontwikkelden het grotendeels opnieuw.”

ORTEC toonde veel interesse in de praktische processen van Hoogvliet. “Ze wilden echt begrijpen hoe onze logistiek werkte, en kwamen regelmatig langs om het DC en de bijbehorende processen in actie te zien. Deze betrokkenheid zorgde ervoor dat ze een oplossing konden bouwen die perfect aansluit bij onze wensen”, aldus Van Rijn.

Sinds alle winkels over zijn op het nieuwe systeem, ziet Hoogvliet concrete verbeteringen. “De beschikbaarheid van artikelen in de winkels is met 1,5 tot 2 procentpunt gestegen, en de derving is verminderd”, aldus Van Rijn. “We hebben minder vrachtwagens nodig doordat we efficiënter laden.”

De winkels hebben minder werk aan het bestelproces. “Voorheen bepaalden ze zelf wat er in welke vracht kwam. Nu berekent het systeem dat. Winkels geven alleen nog voorkeuren aan, zoals het spreiden van groenten en fruit over de dag.”

Daarnaast beschikt Hoogvliet nu over veel meer data over voorraadniveaus, verkoopvoorspellingen en logistieke prestaties. “We kunnen dagelijks zien welke artikelen beschikbaar zijn en waar bijgestuurd moet worden. Dit stelt ons in staat om snel in te grijpen en de klanttevredenheid hoog te houden”, zegt Van Teylingen. “We kunnen nu ook verbanden leggen tussen orderaanpassingen en winkelbeschikbaarheid, wat voorheen onmogelijk was.”

De nieuwe inzichten uit het systeem leiden tot verdere optimalisatieplannen. “We willen vrachtschema’s herzien, schaarste automatisch verdelen, en AI inzetten voor betere voorspellingen”, zegt Van Rijn. “We hebben nu de tools om centraal te sturen, wat essentieel is voor verdere groei. Met dezelfde capaciteit willen we langer vooruit kunnen, dus we moeten continu optimaliseren.”

“Met het Winkel Order Management Project is ons bestel- en leverproces ingrijpend gewijzigd”, vult Van Teylingen aan. “We hebben nu een goede basis staan en kunnen aan de slag met optimalisaties. Het is fijn dat we met ORTEC kunnen sparren over mogelijkheden die we nu zien om nog efficiënter te werken.

De samenwerking met ORTEC heeft Hoogvliet geholpen om grip te krijgen op zijn supply chain-processen. “Inzicht is het kernwoord”, zegt Van Rijn. “Maar inzicht levert pas iets op als je er iets mee doet. En dat doen we nu, iedere dag weer. De applicatie draait stabiel en biedt ruimte voor verdere verbetering, waarbij we steeds nieuwe optimalisatiemogelijkheden ontdekken.”

Juist dat praktische effect maakt het project zo waardevol, vindt Van Doorn. “We zien hogere beschikbaarheid van producten, minder derving en beter gevulde vrachtwagens. En het mooie is: het systeem is flexibel genoeg om mee te groeien.” ORTEC denkt inmiddels mee over vervolgstappen, zoals het voorspellen van piekmomenten en het verbeteren van dashboards en inzichten. “De datastromen zijn er al – nu gaan we kijken hoe we daar nóg meer waarde uit kunnen halen.”

Volgens Van Doorn laat de samenwerking zien hoe krachtige software en betrokken teams elkaar kunnen versterken. “We werkten echt als één team, met korte lijnen en veel ruimte voor iteratie. En uiteindelijk draait het allemaal om hetzelfde doel: zorgen dat winkels hun klanten optimaal kunnen bedienen, met zo min mogelijk verspilling en zo veel mogelijk grip.”